Evernote: Muistiinpanosovellus

Analysoinut Appwesome

Ensimmäisellä viikolla muistiinpanosovelluksen viehätys syntyy usein siitä, että kaikki kiireessä talteen otettu löytyy yhdestä paikasta. Evernote: Muistiinpanosovellus sopii tähän hyvin, jos päivän aikana kertyy työasioita, henkilökohtaisia suunnitelmia ja verkosta talteen poimittua luettavaa. Minulle sen tärkein lupaus ei ole yksittäinen hieno toiminto vaan mahdollisuus rakentaa vähitellen oma arkisto, johon palaan myöhemminkin. Se on kuitenkin hyödyllinen vain, jos muistiinpanojen tekemisestä tulee tapa eikä sovelluksesta uusi paikka, johon asioita unohtaa.

Ensimmäisen viikon hyöty on nopea talteenotto

Evernote on tuottavuussovellus, jonka kehittäjä on Evernote by Bending Spoons. Maksuton lataus madaltaa kokeilun kynnystä, ja sovellus sopii vähintään Android 9 -käyttöjärjestelmälle. Ikäluokitus on PEGI 3. Playn kautta laskutettavat sovelluksen sisäiset ostot ovat 0,77–199,99 euroa, joten ennen maksullisiin vaihtoehtoihin siirtymistä kannattaa tarkistaa, mitä oma käyttötarve oikeastaan vaatii.

Alussa kokeilisin muutamaa selkeää työnkulkua sen sijaan, että yrittäisin siirtää koko digitaalisen elämäni kerralla sovellukseen. Voin esimerkiksi kirjata ostoslistan, tallentaa työpalaverin muistiinpanot ja kerätä muutaman myöhemmin luettavan sivun. Kun nämä löytyvät samasta hausta, huomaan nopeasti, sopiiko Evernoten tapa käsitellä tietoa omaan arkeeni. Jos käytän sitä vain satunnaisiin irrallisiin lappuihin, laaja järjestelmä voi tuntua tarpeettomalta.

Milloin arkisto alkaa tuottaa arvoa?

Kuukaudesta toiseen sovelluksen arvo riippuu siitä, palaanko vanhoihin muistiinpanoihin. Pelkkä tallentaminen kasvattaa kokoelmaa, mutta haku ja selkeä rakenne tekevät siitä käyttökelpoisen: esimerkiksi projektin päätökset, reseptikokeilut tai kodin hankintoihin liittyvät ideat voivat löytyä vielä silloin, kun en muista tarkkaa päivämäärää. Tunnisteet auttavat etenkin silloin, kun sama muistiinpano kuuluu useaan aiheeseen eikä yhtä kansiota ole helppo valita.

Arjen tilanteessa voisin kirjata aamulla päivän tehtävät, lisätä kesken työpäivän palaverista syntyneen ajatuksen ja tallentaa illalla linkin tulevaa matkaa varten. Hyöty näkyy vasta myöhemmin, kun etsin yhdellä aiheeseen liittyvällä sanalla sekä oman muistiinpanoni että talteen otetun materiaalin. Tällainen käyttö palkitsee pitkäjänteisyyden, mutta vaatii myös sitä, että muistiinpanoihin kirjoittaa tunnistettavia otsikoita ja riittävästi asiayhteyttä. Pelkkä “idea” tai “muista tämä” ei auta, kun samanlaisia merkintöjä kertyy paljon.

Monipuoliset ominaisuudet

Kun aloitin Evernoten käytön, ensimmäinen asia, joka kiinnitti huomioni, oli sen monipuolisuus. Voit tallentaa kaiken tekstistä ja kuvista aina äänimuistiinpanoihin ja verkkosivuleikkeisiin. Tämä tekee siitä täydellisen työkalun niin henkilökohtaiseen kuin ammatilliseen käyttöön. Muistiinpanosi synkronoituvat automaattisesti eri laitteiden välillä, joten pääset niihin käsiksi missä ja milloin tahansa.

Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä

Yksi asioista, jotka tekevät Evernotesta niin miellyttävän käyttää, on sen selkeä ja intuitiivinen käyttöliittymä. Vaikka et olisi mikään teknologiaekspertti, opit nopeasti navigoimaan sovelluksessa ja hyödyntämään sen eri toimintoja. Voit järjestellä muistiinpanosi eri kansioihin, lisätä tunnisteita ja jopa asettaa muistutuksia tärkeille tehtäville.

Organisoinnin mestari

Jos olet kuin minä ja sinulla on tapana hukata asioita, Evernote voi olla pelastuksesi. Sovellus tarjoaa tehokkaita työkaluja muistiinpanojen organisointiin. Hakutoiminto on erittäin tehokas: kirjoitat vain avainsanan, ja kaikki siihen liittyvät muistiinpanot tulevat näkyviin hetkessä. Voit myös luoda "notebookeja" tietylle aiheelle tai projektille, mikä auttaa pitämään asiat järjestyksessä.

Yhteistyö ja jakaminen

Toinen kätevä ominaisuus on mahdollisuus jakaa muistiinpanoja ja tehdä yhteistyötä muiden kanssa. Tämä on erityisen hyödyllistä tiimityöskentelyssä tai kun haluat jakaa ajatuksiasi ystävien tai perheen kanssa. Voit kutsua muita katsomaan tai muokkaamaan muistiinpanojasi, mikä tekee yhteistyöstä sujuvaa ja vaivatonta.

Integraatiot ja lisäominaisuudet

Evernote integroituu hyvin muiden sovellusten kanssa, kuten Google Driven ja Outlookin. Tämä tarkoittaa, että voit helposti tuoda ja viedä tietoja eri alustojen välillä. Lisäksi Evernoten "Web Clipper" -ominaisuus on loistava tapa tallentaa mielenkiintoisia artikkeleita tai verkkosivuja myöhempää käyttöä varten.

Rutiini ratkaisee, ei ominaisuuksien määrä

Kun tallennan verkkosivun Web Clipperillä, lisään siihen heti lyhyen oman huomion: miksi säästin sen ja mihin haluan palata. Ilman tätä pientä merkintää leikkeitä kertyy helposti pitkäksi lukulistaksi, jota en koskaan avaa. Samalla tavalla kuva tai äänimuistiinpano hyötyy otsikosta ja asiayhteydestä. Nämä ovat pieniä ylläpitotöitä, mutta juuri ne erottavat käyttökelpoisen arkiston sekavasta varastosta.

Kansioiden ja tunnisteiden käytössä kannattaa valita ensin yksinkertainen sääntö. Voin pitää kansiot esimerkiksi suuremmille projekteille ja käyttää tunnisteita tilanteille, kuten “odottaa vastausta” tai “myöhemmin”. Jos yritän keksiä jokaiselle ajatukselle oman alaluokan, järjestelmän ylläpito alkaa viedä enemmän aikaa kuin muistiinpanojen hyödyntäminen. Haku vähentää täydellisen luokittelun tarvetta, joten kaikkea ei tarvitse järjestää ennen tallentamista.

Muistiinpanot eivät korvaa jokaista työkalua

Evernoten muistutukset voivat auttaa nostamaan tärkeän merkinnän takaisin näkyviin, mutta en pitäisi sitä automaattisesti täydellisenä tehtävienhallintana. Jos työni perustuu tarkkoihin määräaikoihin, toistuviin tehtäviin tai usean ihmisen yhteiseen tehtävälistaan, erillinen kalenteri tai tehtäväsovellus voi olla luontevampi päätyökalu. Evernote toimii paremmin silloin, kun tehtävä liittyy taustatietoihin, muistiinpanoihin tai kerättyyn aineistoon, jotka haluan säilyttää samassa paikassa.

Samoin yhteistyön sopivuus riippuu siitä, mitä ryhmä tarvitsee. Yksittäisen suunnitelman tai yhteisen muistiinpanon jakaminen voi olla kätevää, mutta jos kaikki työskentelevät jatkuvasti samassa dokumentissa ja tarvitsevat tarkasti määriteltyä työnkulkua, ryhmän käyttämä yhteinen työalusta voi olla selkeämpi. En valitsisi Evernotea vain siksi, että siinä on jakaminen; valitsisin sen, jos muistiinpanot ja niihin liittyvä aineisto ovat yhteistyön keskiössä.

Vertailu tavallisiin vaihtoehtoihin

Puhelimen oma muistiosovellus on usein parempi valinta lyhyille listoille ja nopeille ajatuksille: se voi tuntua kevyemmältä, kun en tarvitse kansioita, tunnisteita tai laajaa hakua. Pilvipohjaiset dokumentit taas sopivat paremmin pitkien tekstien jatkuvaan muokkaamiseen yhdessä muiden kanssa. Evernoten vahvuus on näiden välissä: se kokoaa erilaisia merkintöjä, verkkoleikkeitä ja projektikohtaista aineistoa yhteen haettavaan kokonaisuuteen.

Tämä monipuolisuus on myös sen vaihtokauppa. Jos haluan vain kirjoittaa muutaman rivin, useat järjestämistavat voivat tuntua ylimääräiseltä työltä. Jos taas minulla on paljon eri lähteistä tulevaa tietoa, yksinkertainen muistio voi muuttua nopeasti vaikeaksi selata. Valitsisin vaihtoehdon sen mukaan, palaanko vanhaan sisältöön ja tarvitsenko eri muotojen yhdistämistä, en sen perusteella, kummassa on pisin ominaisuuslista.

Mistä pitkäaikainen käyttö voi alkaa väsyttää?

Evernoten ylläpito ei vaadi monimutkaista järjestelmää, mutta se vaatii toistuvaa huomiota. Vanhat projektimuistiinpanot, keskeneräiset listat ja lukemattomat verkkoleikkeet voivat peittää alleen tärkeän sisällön, jos en välillä päätä, mitä säilytän ja mitä en enää tarvitse. Käytännöllinen tapa on varata silloin tällöin hetki vanhojen merkintöjen tarkistamiseen ja lisätä keskeneräisiin muistiinpanoihin seuraava konkreettinen askel. Näin sovellus pysyy työkaluna eikä muutu digitaaliseksi varastoksi.

Toinen väsymyksen lähde on se, että sovellus tarjoaa enemmän rakennetta kuin kevyt käyttäjä tarvitsee. Uuden muistiinpanon voi tallentaa nopeasti, mutta jos alan miettiä joka kerta kansiota, tunnisteita, otsikkoa ja muistutusta, kirjaaminen hidastuu. Minulle toimivin kompromissi on päättää etukäteen muutama käyttötarkoitus ja antaa haun hoitaa loput. Jos en oikeasti kaipaa vanhojen tietojen kokoamista, yksinkertaisempi muistiinpanoväline voi tuntua miellyttävämmältä myös kuukausien päästä.

Kannattaako maksuton aloitus ja nykyinen versio?

Maksuttomana sovellus on helppo ottaa kokeiluun, mutta maksulliset ostot on hyvä arvioida omien tarpeiden eikä ominaisuuksien houkuttelevuuden perusteella. Kysyisin itseltäni, käytänkö sovellusta säännöllisesti, palaanko arkistoon ja helpottaako se oikeasti tiedon löytämistä. Jos vastaus jää toistuvasti kielteiseksi, maksullisen vaihtoehdon valitseminen ei korjaa puuttuvaa käyttötapaa. Playn kautta tehtävien ostojen hinnat ulottuvat 0,77 eurosta 199,99 euroon, joten kyse ei ole yhdestä kaikille sopivasta kulusta.

Nykyinen versio on 11.14.3. Pelkkä versionumero ei kerro, sopiiko sovellus omaan puhelimeen tai työnkulkuun, joten tarkistan yhteensopivuuden ja kokeilen käytännössä juuri niitä asioita, joita aion tehdä: tallennanko aineistoa, löydänkö sen myöhemmin ja sujuuko käyttö laitteiden välillä omassa arjessani. Sovellus on laajasti käytetty: sillä on yli sata miljoonaa asennusta, keskiarvo on 3,5 tähteä, ja arviota on antanut noin 1,8 miljoonaa käyttäjää. Arvosana muistuttaa siitä, että suosio ei tarkoita jokaiselle sopivaa käyttökokemusta.

Kenelle se jää käyttöön?

Evernote sopii parhaiten ihmiselle, jonka tiedot tulevat monessa muodossa ja joka haluaa löytää ne myöhemmin yhdestä paikasta. Se voi palvella opiskelijaa, joka kokoaa kurssiin liittyviä muistiinpanoja ja lähteitä, tai itsenäistä työntekijää, joka haluaa säilyttää projektien päätökset ja verkkosivut samassa arkistossa. Sisältöluokitus PEGI 3 kertoo sovelluksen sopivan kaikenikäisille, mutta varsinainen hyöty riippuu silti siitä, millaista järjestelmää käyttäjä tarvitsee.

Jättäisin sen väliin, jos haluan vain mahdollisimman kevyen muistion, teen lähes kaiken yhdessä dokumentissa tai tarvitsen ensisijaisesti kalenterin ja tarkasti ohjatun tehtävälistan. Silloin erillinen, siihen tarkoitukseen suunniteltu sovellus voi vähentää kitkaa. Jos taas huomaan etsiväni vanhoja ajatuksia, linkkejä ja projektitietoja useista eri paikoista, Evernoten laajempi rakenne voi ansaita paikkansa pysyvästi.

Kaiken kaikkiaan Evernote: Muistiinpanosovellus on loistava työkalu kaikille, jotka haluavat pitää elämänsä hieman järjestelmällisempänä. Sen monipuoliset ominaisuudet, käyttäjäystävällinen käyttöliittymä ja saumattomat integraatiot tekevät siitä arvokkaan lisän jokaisen työkalupakkiin. Jos et ole vielä kokeillut, suosittelen lämpimästi antamaan tälle sovellukselle mahdollisuuden.